Négy szervezetből három komoly gondokkal küzd a hibás dokumentum folyamatok miatt

Az IDC, Ricoh Company Ltd. által megrendelt tanulmánya rávilágított arra tényre, hogy az alacsony hatékonyságú dokumentum alapú folyamatok négy szervezetből háromnál komoly incidenseket okoztak az elmúlt öt évben. A tanulmány a Ricoh új Document Process Imperative initiative kezdeményezésének első terméke.
Jó hír azonban: a hibák proaktív kezelése jelentős anyagi károkat előzhet meg. Az IDC számításai szerint a hibás folyamatok teljes költsége (ide értve a munkaidő kiesést és az elveszített ügyfelek miatt kieső bevételt) minimum tízszer akkora, mint a hibák által generált közvetlen kiadások.

A dokumentum folyamatban bekövetkező hibák súlyos következményekkel jártak: a megkérdezett vállalatok 36%-a nem tudott eleget tenni megfelelőségi követelményeknek, 30%-a veszített el kulcsfontosságú alkalmazottakat és 25%-a fontos ügyfeleket. Egyéb következmények voltak még többek között a jelentős IT biztonsági rések, felesleges audit-ok, PR krízisek és perek.

“Ami sok üzleti vezetőt zavar az az, hogy a dokumentum vezérelt üzleti folyamatok milyen nagy hatással vannak a szervezet kockázati profiljára: ezekben a folyamatokban nagy a kockázata a meghibásodásoknak, melyeknek valós költségei magasabbak, mint azt sok vezető gondolja.” – fogalmaz az IDC a Ricoh által megrendelt “It’s Worse than You Think: Poor Document Processes Lead to Significant Business Risk” jelentésében. Bár a legtöbb vállalat jelentős forrásokat fordít a kis valószínűségű – nagy kárt okozó események kiküszöbölésére, a hibás dokumentum folyamatok jelentette veszély általában elkerüli a figyelmüket.”

A Ricoh Document Process Imperative egy folyamatban lévő kezdeményezés, melynek célja, hogy segítsen a vállalatoknak megérteni a kritikus üzleti folyamataikat vezérlő dokumentumokkal kapcsolatos kockázatokat, megismerni lehetőségeket és alkalmazni a legjobb gyakorlatokat.

Az első eredmények egy globális felmérésen alapulnak, melyben 1516 folyamat tulajdonos és információs dolgozó vett részt közepes és nagy vállalatoktól. A válaszadókat véletlenszerűen válogatták nyolc országból: USA, Kanada, Egyesült Királyság, Franciaország, Németország, Ausztrália, Kína és Japán.

Forrás: Sajtóközlemény