Talán a világ legismertebb levelező rendszere a Microsoft Exchange. Sok rendszergazda fog egyetérteni velünk abban, hogy egy rendkívül jól beállítható, jól méretezhető, stabil és felettébb megbízható e-mail rendszer. Annak, hogy ez valóban így legyen, van azonban egy fontos feltétele, még pedig az, hogy a szoftvert hozzáértő szakember állítsa be. Természetesen egy nagyobb vállalkozásnál, ahol eleve szerveres — ráadásul Microsoft szerveres — környezetben dolgoznak, ezzel nincs probléma, hiszen mindenhol találhatunk hozzáértő rendszergazdát.
Más azonban a helyzet a kis- és közepes vállalatoknál. A kisebb méretű cégeknél nagyon sokszor nincs rendszergazda, a kisebb hálózatokat sokszor egy olyan kolléga felügyeli, aki ugyan csak minimálisan ért hozzá, ám a lelkesedésével pótolja az iskola hiányát. Más esetekben a cégvezető próbálja a rendszergazdai feladatokat ellátni, ami nem jobb megoldás, mint az első. Vannak olyan vezetők is, akik belátják, hogy elkél a külső segítség, így különböző cégeket bíznak meg rendszereik felügyeletével.
Az első két megoldás tehát nem nevezhető biztonságosnak, a harmadik viszont nem nevezhető olcsónak vagy rugalmasnak.
Röghöz kötöttség
A Microsoft tehát kínál szoftveres megoldást a feladatra, ám ahhoz, hogy azt használni tudjuk, sok feltételnek teljesülnie kell. A Microsoft esetében mindig ott lesz egy nagy probléma, még pedig az, hogy szeretik, ha a teljes szoftverkörnyezet a saját fejlesztésük. Érthető, hiszen így (durván fogalmazva) büntetlenül élhetnek az árukapcsolással, vagyis elérik azt, hogy ha valamelyik terméküket használni szeretnénk, akkor kénytelenek leszünk további termékeiket is megvásárolni.
Az Exchange működéséhez például elengedhetetlen egy Microsoft szerverszoftver, ezzel együtt pedig az Active Directory használata. A szerverszoftverhez meg kell vennünk a CAL-okat, vagyis a felhasználói licenceket mind a szerver, mind az Exchange használatához.
Van megoldás
Egy cég életében nagy váltás, amikor áttérnek egy csoportos használatú alkalmazásmegosztást kínáló rendszerre. Addig mindenki a saját gépén tárolja a leveleket, a saját naptárába jegyzi be a találkozók időpontját, és saját maga szerkesztgeti a kontaktok listáját.
A hatékony munkavégzésre való törekvés azonban manapság már nem engedi meg ezt a luxust. A hatékonyság növelése fontos feladat, és ehhez léteznek olyan megoldások, amik kis költséggel megteremtik a közös munkavégzés lehetőségét. Ha a dolgozók elfogadják a csoportos használatú alkalmazásfelügyeletet, és aktívan használják is azt, az a cég hatékonyságát, így bevételeit is növelheti. A kérdés tehát nem az, hogy használjunk-e csoportos munkát lehetővé tevő alkalmazást, hanem az, hogy milyet használjunk!
A Webmail adminisztrációja
Szerencsére létezik a KMS is, mely méltó alternatívája a Microsoft programjának, ráadásul sok olyan előnye is van, mellyel az nem rendelkezik.
Lássuk, mik ezek!
