Vállalati környezetben a levelezés nagyon fontos tevékenység. Napjainkban az e-mail használata már mindennapos, ami nem is csoda, hiszen sokkal egyszerűbb, gyorsabb és olcsóbb, mint a postai levélforgalom. Az e-mail forgalom növekedése azonban új kihívások elé állította a vállalati rendszergazdákat, hiszen ezekkel a levelekkel rengeteg vírus is megpróbál gépünkre jutni, és akkor a számtalan levélszemétről nem is szóltunk. Felmérések szerint a teljes e-mail forgalom nagyjából kilencven százaléka szemét, a maradék tíz százalék lesz csupán a hasznos forgalom.
Egy vállalkozás esetén — ahol több gépen is fogadnak leveleket — nem egyszerű beállítani a szabályokat, a levélszemét szűrését és a víruskeresést úgy, hogy hatékony és biztos működés legyen a jutalmunk. Aki nagy e-mail forgalommal rendelkezik, az tudja, hogy a kéretlen levelek kiszűréséhez rengeteg szabályt kell alkotni, és rengeteg címet kell manuálisan tiltólistára helyezni ahhoz, hogy a szemétnek legalább a kilencven százalékától megszabaduljunk.
Természetesen a nagyobb szoftvercégek — így a Microsoft is — rendelkeznek megoldással erre a problémára. Mindenki számára ismerősen csenghet az Exchange név, mely a szoftveróriás egyik leghasznosabb programja, és többek között pont a fenti problémákra kínál hathatós megoldást.
Természetesen egy modern levelezőrendszernek manapság már nem elégséges a szimpla levelezést ellátni. A kor szavának engedve ezekbe a szoftverekbe belekerültek olyan funkciók is, amelyek a közös munkavégzést segítik elő. Cégen belül összehangolhatóak a naptárak, létrehozható közös partnerlista, és menedzselhetjük a publikus vagy megosztott leveleket is.
A csoportmunka kiszolgálási feladatokra létrehozott programok tehát sokrétűek, és funkcióik mindegyike a hatékony, közös munkavégzést hivatottak szolgálni.
